Tagged: email komunikacija

Moja izkušnja s pojmom poslovna komunikacija se ni začela na kakšnem seminarju ali delavnici. Začela se je na čisto navaden ponedeljek, ko sem bila prepričana, da sem napisala popoln e-mail… pa sem dobila odgovor, zaradi katerega sem deset minut buljila v ekran.

Šlo je takole:

Nek projekt se je vlekle že predolgo časa. Eni niso odgovarjali, drugi so se izgovarjali, jaz pa sem že malo izgubljala potrpljenje. Napisala sem e-mail, ki se mi je zdel normalen, jasen, konkreten. Nato dobim nazaj sporočilo: Prosim za manj oster ton.

Oster ton?! Meni je bil čisto nevtralen. In takrat sem prvič res pomislila, kaj vse spada pod poslovna komunikacija in kako zelo lahko en napačen izraz ali prekratek stavek pusti napačen vtis.

Naslednji dan sem šla do sodelavca in mu rekla: Preberi prosim tole. A sem res zvenela ostro? Pogleda, prebere in reče: Ja… malo pa. Ne kaj groznega, ampak pišeš kot da si pod pritiskom. In drugi to začutijo.

Tisti trenutek mi je bilo nerodno, ampak hkrati sem dojela nekaj zelo pomembnega: empatična poslovna komunikacija po e-pošti ni to, kar misliš, da si povedala. Je to, kar druga oseba prebere, razume, čuti.

Od tistega dne naprej sem si vzela več časa, ko sem pisala pomembna sporočila. Ne zato, da bi bila pretirano prijazna, ampak zato, da bi bila jasna in hkrati mehka tam, kjer mora biti.

Začela sem opažati vzorce:

– ko si kratek, te berejo kot hladnega,
– ko si preveč uraden, izgubiš toplino,
– ko si preveč topel, izgubiš avtoriteto,
– ko uporabljaš preveč pametnih izrazov, te ljudje težje razumejo,
– ko vprašaš namesto zahtevaš, ljudje hitreje sodelujejo.

In predvsem to: dobra poslovna komunikacija je most, ne zid.

Kasneje sem imela situacijo, ko je projekt skoraj razpadel zaradi nesporazuma med dvema oddelkoma. Vsak je mislil, da drugi noče sodelovati. V resnici sta oba govorila isto, samo v drugačnem jeziku in z različnim tempom.…